Manual de Compras de PegasusPM
Cómo gestionar proveedores, cargar comprobantes de compra, generar órdenes de pago y usar las órdenes de pago múltiples.
Este manual cubre los cuatro módulos del circuito de compras que se administran desde el menú lateral Compras. Está escrito para el usuario final: describe qué hace cada pantalla, en qué orden se usan y qué cuidados hay que tener.
El circuito completo
El orden natural de trabajo es de izquierda a derecha. Cada paso depende del anterior:
1. El stock entra al confirmar el comprobante. La mercadería impacta en el inventario recién en ese momento, no antes.
2. El saldo de un comprobante se calcula solo. No hay que marcar nada como "pagado": una factura desaparece de la lista de pendientes cuando las órdenes de pago cubren su importe total.
Dónde está cada módulo
| Módulo | Menú | Dirección |
|---|---|---|
| Proveedores | Compras → Proveedores | /Modules/Purchases/Providers/Commerce/Index |
| Comprobantes de compra | Compras → Comprobantes | /Modules/Purchases/Invoices/Index |
| Órdenes de pago | Compras → Órdenes de Pago | /Modules/Purchases/PaymentsOrders/Index |
| Órdenes de pago múltiples | Compras → Órdenes de Pago multiple | /Modules/Purchases/PaymentsOrdersMultiple/Index |
Cada cliente tiene habilitados distintos módulos, así que puede que no veas todos los ítems del menú. Además, en el menú puede aparecer "Proveedores" dos veces: son dos versiones de la misma pantalla. Este manual documenta la versión completa (Commerce), que es la que incluye la solapa Artículos y la carga de varios correos. Si tu pantalla de proveedores no tiene esas dos cosas, estás en la versión reducida.
Glosario
Términos que aparecen a lo largo del circuito y no siempre significan lo obvio.
| Término | Qué es |
|---|---|
| Razón Social | La empresa tuya que compra (no la del proveedor). Si tu organización factura con varias razones sociales, acá se elige cuál corresponde. |
| Comprobante de compra | La factura, nota de crédito o nota de débito que emitió el proveedor y vos cargás en el sistema. |
| Confirmado | Estado final del comprobante. Al confirmarlo entra el stock y el comprobante queda bloqueado para siempre. |
| Saldo | Total del comprobante menos todo lo ya imputado en órdenes de pago. Se calcula al vuelo, no se guarda. |
| Caja | El medio de pago (efectivo, cheque, transferencia, banco…). Cada cliente define su propia lista de cajas. |
| Caja de cheque | Una caja marcada como cheque en el maestro. Al elegirla, la pantalla pide número y fecha de cheque. |
| Concepto de compra | Una clasificación que se asigna a cada proveedor en su ficha. Es lo que agrupa a los proveedores en las OP múltiples. |
| Signo de caja | Marca interna del tipo de comprobante. Hace que las notas de crédito resten en vez de sumar en las órdenes de pago. |
| Vigencia de costos | La fecha desde la cual rige una lista de costos de un proveedor. Permite tener histórico de precios. |
1 · Gestión de proveedores
Alta, edición, correos, artículos y costos. Todo el circuito de compras arranca acá.
Compras → Proveedores
1.1 Listado y búsqueda
La pantalla inicial muestra la lista de proveedores con cuatro columnas: Código interno, Nombre, CUIT y Activo (Sí / No). En celular la lista se ve como tarjetas.
Buscar
El campo Buscar proveedores busca por coincidencia parcial en nombre, CUIT o código interno a la vez. Escribí el texto y presioná Buscar.
Ver los inactivos
Por defecto solo se listan los proveedores activos. Para ver también los dados de baja, encendé el interruptor Mostrar inactivos.
Después de encender o apagar Mostrar inactivos tenés que presionar Buscar para que la lista se actualice. Si no, seguís viendo el resultado anterior.
Abrir un proveedor
No hay botón de editar: se hace clic en cualquier parte de la fila (o de la tarjeta) y se abre la ficha.
Exportar
El menú Acciones ofrece Exportar CSV y
Exportar Excel. Ambos exportan lo que está filtrado en ese momento, con
más columnas que las de pantalla: código interno, nombre, CUIT, email, dirección, tipo de
responsable, ciudad, provincia, país, corredor, teléfono y estado. El archivo se llama
Proveedores_aaaa_MM_dd.
El listado no tiene paginación: trae todos los proveedores que cumplen el filtro.
1.2 Alta de un proveedor
Desde el listado, botón Nuevo. El formulario tiene dos solapas. Los campos marcados con * son obligatorios.
Solapa "Datos principales"
| Campo | Tipo | Detalle |
|---|---|---|
| Nombre * | Texto | Razón social del proveedor. |
| Código interno * | Texto | El código con el que lo identifica tu empresa. |
| País * | Desplegable con buscador | — |
| Provincia * | Desplegable | Se habilita según el país. |
| Ciudad | Desplegable | Opcional. |
| Domicilio | Texto | Opcional. |
| Código postal | Texto | Opcional. |
| Correo electrónico * | Texto | Es el correo de contacto que usa el sistema para enviarle documentación al proveedor. En el alta solo se valida que no esté vacío. |
| Teléfono | Texto | Opcional. |
| Personas de Contacto | Texto libre | Opcional. Texto suelto, no es una agenda. |
| CBU | Texto, 22 dígitos | Opcional. Ver la advertencia más abajo. |
| Activo | Interruptor | Arranca apagado. |
El interruptor Activo viene apagado por defecto. Si no lo encendés, el proveedor se crea igual pero no aparece en el listado (porque el listado filtra inactivos), y parece que el alta falló. Si te pasó: encendé Mostrar inactivos, buscalo, abrí la ficha y activalo.
Solapa "Datos contables"
| Campo | Tipo | Detalle |
|---|---|---|
| Concepto de compra | Desplegable con buscador | Se muestra como código - nombre. Importante: este campo es el que agrupa al proveedor en las órdenes de pago múltiples. Si lo dejás vacío, ese proveedor nunca va a aparecer ahí. |
| CUIT * | Texto | No se valida el dígito verificador ni la longitud: cargalo con cuidado. |
| Tipo de Responsable | Desplegable | Responsable inscripto, monotributista, etc. según el maestro. |
| Retención IB | Porcentaje | Acepta coma o punto decimal. Es informativo: ver Retenciones. |
| Inscripto en Ganancias | Interruptor | — |
| Vencimiento cert. no retención | Fecha | Se rotula AFIP en el alta y AGIP en la edición, pero es el mismo dato. |
| Reflejar en Libro IVA Compras | Interruptor | — |
Para terminar: Guardar. Si sale bien, el sistema te lleva a la ficha del proveedor con el aviso "Proveedor creado correctamente". Cancelar vuelve al listado sin guardar.
El sistema avisa en rojo si el CBU no tiene 22 dígitos, pero en el alta ese aviso no impide guardar. Revisalo a ojo antes de confirmar. En la edición sí bloquea el guardado si no tiene 22 caracteres.
1.3 Edición de la ficha
Se abre haciendo clic en la fila del listado. Los campos son los mismos que en el alta, con tres diferencias:
- El campo único Correo electrónico se convierte en Correos electrónicos, una lista (ver abajo).
- Aparece la solapa Artículos.
- Se agrega validación real del CBU al guardar.
A diferencia del alta, al editar el sistema no verifica que Nombre, CUIT o Código interno estén completos. Se puede borrar uno de esos campos y guardar sin que nadie avise. Tratá los datos fiscales con el mismo cuidado que en el alta.
1.4 Correos electrónicos (varios por proveedor)
En la solapa Datos principales de la ficha, la sección Correos electrónicos permite tener más de una dirección por proveedor.
- Agregar Escribí la dirección en el campo
nuevo@correo.comy presioná Agregar. - Marcar el principal El botón de estrella ⭐ de cada fila lo define como principal. El principal lleva una etiqueta verde y es el que usa el sistema para enviarle documentación al proveedor.
- Eliminar El botón de tacho 🗑 lo borra, previa confirmación "¿Eliminar este correo?".
Agregar, eliminar o cambiar el correo principal impacta de inmediato: no hace falta presionar Guardar. El botón Guardar solo persiste los datos principales y contables.
El primer correo que cargues queda automáticamente como principal.
1.5 Artículos y costos del proveedor
La solapa Artículos muestra qué artículos provee cada proveedor y a qué costo. Columnas: Código Interno, Artículo, Cod. Proveedor, Costo, Descuento y Acciones.
Vincular un artículo
- Abrir el buscador Botón Vincular artículo.
- Buscar Escribí código o nombre (mínimo 3 caracteres) y presioná la lupa. Si hay un solo resultado se selecciona solo; si hay varios, se abre una lista para elegir. Solo aparecen artículos todavía no vinculados a este proveedor.
- Completar Cargá el Código del proveedor (cómo lo llama él) y el Costo.
Editar o desvincular
El lápiz ✏ de cada fila abre el modal de edición (código del proveedor y costo). El ícono de cadena rota desvincula el artículo, con confirmación previa.
Comparativa de costos
Si un artículo lo proveen dos o más proveedores con costo vigente, aparece un ícono de balanza ⚖ junto al costo. Al hacer clic se abre Comparativa de Costos, que muestra el costo final de cada proveedor, corona 👑 al más barato y resalta esa fila en verde. Es la herramienta para decidir a quién comprarle.
Descuentos
La columna Descuento muestra Sin desc. o una etiqueta verde con la cantidad de descuentos vigentes. Al hacer clic se abre el detalle Descuentos al Costo. El sistema contempla descuentos por unidad, "X por Y" y escalonados, y los aplica al calcular el costo final de la comparativa.
La grilla carga de a 30 artículos; abajo dice "Mostrando N de M artículos" y hay un botón Ver más artículos.
El costo acepta formato argentino: tanto 20.000,61 como
20000,61 se interpretan bien.
Cuando un artículo tiene descuento, el costo se muestra con el precio final y, tachado entre corchetes, el costo original.
1.6 Importar lista de costos
Cuando el proveedor manda su lista completa en Excel, conviene importarla en vez de cargar artículo por artículo. Botón Importar costos en la solapa Artículos. Es un asistente de tres pasos.
- Subir el archivo Formatos admitidos: Excel (
.xlsx,.xls) o CSV (.csv). Botón Procesar Archivo. - Mapear las columnas El sistema muestra cuántas filas detectó y una vista previa de las primeras 5. Por cada columna del archivo elegís qué significa, entre estas opciones: Ignorar Columna, Código Interno, Código de Proveedor, Código EAN, Nombre de Artículo, Costo de Artículo, Cantidad por Pack, IVA. Cada opción se puede usar una sola vez. Al elegir Costo de Artículo aparecen los interruptores ¿Incluye IVA? y ¿Costo Unitario? (este último viene encendido). Definí también la Vigencia de Costos: la fecha desde la que rigen estos precios. Botón Analizar e Importar.
- Revisar resultados El asistente muestra los contadores Artículos Procesados y Artículos No Encontrados. Los no encontrados se listan aparte y podés marcar Crear Provisorio (con su Condición IVA) para darlos de alta al vuelo, o directamente Omitir no encontrados y continuar. También podés configurar Prov. Principal y Markup % (por fila o global) para actualizar precios de venta, y elegir sobre qué Lista de precios impactar.
La Vigencia de Costos es obligatoria: sin ella el asistente no continúa. Y como los costos se guardan por vigencia, poner mal la fecha significa que los precios nuevos rijan desde el día equivocado. Verificala siempre.
Mientras corre el proceso se muestra un cartel "Procesando… No cierre la ventana". Respetalo.
1.7 Dar de baja un proveedor
No existe la opción de borrar un proveedor: no hay botón de eliminar en ninguna pantalla, y es a propósito, porque borrarlo rompería el historial de compras y pagos.
La baja se hace apagando el interruptor "Activo" en la ficha y guardando. A partir de ahí desaparece del listado, salvo que se encienda Mostrar inactivos.
2 · Comprobantes de compra
Cargar las facturas del proveedor, sus importes e IVA, y hacer entrar la mercadería al stock.
Compras → Comprobantes
Un comprobante puede ser de dos naturalezas y eso define todo el flujo:
Solo contable (un gasto, un servicio): se carga la cabecera con los importes y listo.
Con mercadería: además se cargan los ítems y, al confirmar, el stock ingresa y se actualizan costos y precios de venta.
2.1 Listado y filtros
Columnas
| Columna | Contenido |
|---|---|
| # | Número interno del comprobante en Pegasus. |
| Fecha | Fecha de la factura. |
| Proveedor | Quién emitió el comprobante. |
| Tipo Comprobante | Factura A, Nota de Crédito B, etc. |
| Nro. Comprobante | Formato 0000-00000000. |
| C | Estado. Ver la advertencia siguiente. |
| Año | Ejercicio. Se oculta en Vista resumida. |
| Total | Importe total. |
| Acciones | Menú ⋮ con la opción Editar. |
Al pie de la tabla hay una fila Total con la suma de todo lo que se está mostrando en ese momento.
Asterisco * = pendiente. Celda vacía = confirmado. Es
contraintuitivo: el vacío es el estado "bueno" (comprobante cerrado, stock ingresado).
Estados
| Estado | Marca | Qué significa |
|---|---|---|
| Pendiente | * | Cargado pero no cerrado. Se puede editar. El stock todavía no impactó. |
| Confirmado | (vacío) | Cerrado. No se puede editar nunca más. Si tenía ítems, la mercadería ya entró. |
Todo comprobante nace Pendiente. No existen los estados "Anulado", "Pagado" ni "Devuelto": que una factura esté paga o no se deduce de sus órdenes de pago, no de un estado.
Filtros
| Filtro | Detalle |
|---|---|
| Buscar comprobantes | Solo busca por número de comprobante. No busca por proveedor ni por importe, aunque el texto del campo lo sugiera. |
| Filtrar por: Fecha | Opción por defecto. Habilita el rango Desde / Hasta. |
| Filtrar por: Período | Habilita los selectores de Año / Mes. Elegir uno limpia el otro automáticamente. |
| Proveedor | Filtra por proveedor. |
| Razón Social | No filtra la lista. Este selector solo se usa para la importación masiva (ver 2.6). |
| Estado | Todos los estado (defecto) / Confirmados / Pendientes. |
| Vista resumida | Interruptor que muestra una versión abreviada y oculta la columna Año. |
El enlace Ocultar filtros / Mostrar filtros colapsa el panel. Los filtros se aplican al presionar Buscar.
Acciones del listado
Nuevo comprobante abre el alta. El menú
Acciones ofrece Importar comprobantes,
Exportar CSV y Exportar Excel (archivo
Facturas_aaaa_MM_dd).
No existe la opción de borrar un comprobante de compra, ni pendiente ni confirmado. Si cargaste uno por error, la corrección es contable (nota de crédito) o requiere intervención directa en la base de datos por parte de sistemas.
2.2 Cargar un comprobante
Botón Nuevo comprobante. Los campos con * son obligatorios y el sistema los reclama uno por uno al guardar.
Cabecera (columna izquierda)
| Campo | Tipo | Detalle |
|---|---|---|
| Razón Social * | Desplegable | Tu empresa, la que compra. |
| Periodo | Mes + Año | Período de imputación. No se valida: revisalo a mano. |
| Proveedor * | Desplegable con buscador | — |
| Fecha * | Calendario | Viene con la fecha de hoy. Es la fecha de la factura del proveedor. |
| Tipo de Comprobante * | Desplegable | Códigos oficiales de AFIP/ARCA: Factura A/B/C/M, Nota de Débito, Nota de Crédito, etc. La lista disponible depende de tu instalación. |
| Centro de costos | Desplegable | Opcional. |
| Unidad de negocio | Desplegable | Opcional. Ver advertencia abajo. |
| Número * | Texto | Se autoformatea a 0000-00000000 al salir del campo. No puede ser 0. |
| FE Vencimiento | Calendario | Fecha de vencimiento del pago. |
| Notas | Texto largo | Opcional. |
| Condiciones de Compra | Desplegable | Contado, cuenta corriente, etc., según tu maestro. |
| Total Neto Gravado | Desplegable | No son importes. Los tres son cuentas del plan contable a imputar, pese al nombre. Los importes van en la columna derecha. |
| Total No Gravado | Desplegable | |
| Total Exento | Desplegable |
"Total Neto Gravado", "Total No Gravado" y "Total Exento" no son importes: son cuentas contables. Es la confusión más frecuente del módulo. Los importes de neto gravado, no gravado y exento se cargan en la columna de la derecha.
Los dos botones de guardado
| Botón | Qué hace | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Guardar | Guarda el comprobante como Pendiente y vuelve al listado. Sin ítems, sin stock. | Cuando el comprobante es solo un gasto contable (servicios, honorarios, alquiler…). |
| Cargar Items | Guarda, crea el movimiento de stock asociado y te lleva a la pantalla de carga de productos. | Cuando el comprobante trae mercadería que debe entrar al inventario. |
No es una decisión irreversible: si guardaste con Guardar y después necesitás el detalle, entrá a editar el comprobante y usá el botón Cargar Detalle.
El botón Guardar no graba el campo Unidad de negocio (el botón Cargar Items sí). Si ese dato te importa, cargalo por el camino de ítems o completalo después desde la edición. Es un defecto conocido.
2.3 Importes e IVA (columna derecha)
Todos los importes se escriben en formato argentino (1.234,56) y
arrancan en 0,00. Ninguno es obligatorio.
| Campo | Cómo se completa |
|---|---|
| Importe neto no gravado | A mano. |
| Importe Exento | A mano. |
| Importe Neto 27 % → Iva 27 | Escribís el neto y el IVA se calcula solo con la alícuota correspondiente. Si el cálculo no coincide con la factura del proveedor (redondeos), podés escribir el IVA a mano encima: el total se recalcula igual. |
| Importe Neto 21 % → Iva 21 | |
| Importe Neto 10.5 % → Iva 10,5 | |
| Importe Neto 5 % → Iva 5 | |
| Importe Neto 2.5 % → Iva 2,5 | |
| Importe Neto 0 % → Iva 0 | |
| Per./Ret. de Imp. a las ganancias | A mano. |
| Per./Ret. De IVA | A mano. |
| Per./Ret. Ingresos Brutos | A mano. |
| Impuestos internos | A mano. |
| Importe total | Se calcula solo (campo amarillo). |
Cómo se arma el total
El Importe total es la suma de todo: no gravado + exento + todos los netos + todos los IVA + percepciones/retenciones + impuestos internos.
Las percepciones y retenciones se suman, no se restan. Es lo correcto para una factura de compra: son importes que el proveedor te cobra de más.
El campo Importe total es editable. Podés pisarlo a mano, pero se vuelve a recalcular en cuanto toques cualquier otro importe. Si necesitás que quede un valor forzado, escribilo al final.
Estas verificaciones quedan enteramente de tu lado:
· No detecta duplicados: podés cargar dos veces la misma factura del mismo proveedor sin ningún aviso.
· No valida que el Total coincida con la suma de netos e IVA.
· No valida que los ítems cuadren con el Importe total.
· No valida el Período (mes / año).
· No valida el CUIT del proveedor.
2.4 Ítems y entrada de stock
Los ítems son los productos que ingresan al inventario. Se cargan en la pantalla de edición del comprobante, en el panel que aparece cuando el comprobante tiene un movimiento de stock asociado (o sea, si usaste Cargar Items o Cargar Detalle).
- Definir la Ubicación de Stock Elegí Sucursal y después Depósito (el depósito se llena según la sucursal). Presioná Aceptar. Hasta que no lo hagas, el botón de agregar productos está deshabilitado.
- Agregar Producto Se abre el buscador Seleccionar artículo (SKU). Buscá por nombre o código interno, elegí el artículo de la lista y completá Precio y Cantidad recibida. Presioná Agregar.
- Repetir Se cargan de a un producto por vez. La grilla muestra SKU / Cantidad / Precio y un botón 🗑 rojo para eliminar renglones (con confirmación).
Después de aceptar la sucursal y el depósito, esos dos campos quedan fijos. Si te equivocaste, tenés que eliminar todos los ítems antes de poder cambiarlos.
La grilla de ítems no totaliza nada y no alimenta los importes de la cabecera. Son dos cargas independientes: el detalle de mercadería por un lado, y los importes fiscales por el otro. Nadie verifica que coincidan. Antes de confirmar, controlá vos que cantidad × precio de los ítems tenga sentido contra el neto de la factura.
2.5 Confirmar el comprobante
En la pantalla de edición hay un interruptor Confirmar comprobante. Es la acción más importante —y más delicada— de todo el módulo.
Al encender el interruptor, en un solo acto el sistema:
1. Ingresa la mercadería al stock del depósito elegido.
2. Actualiza los costos de los artículos.
3. Recalcula el precio de venta base de esos artículos.
4. Bloquea el comprobante: todos los campos quedan deshabilitados.
No existe "desconfirmar". El interruptor se deshabilita apenas lo encendés y no hay forma de volver atrás desde la aplicación. Revisá cantidades, precios, depósito e importes antes de tocarlo.
Un comprobante Pendiente se puede editar sin problema, todas las veces que haga falta. La única traba para editar es que esté confirmado.
2.6 Importación masiva de comprobantes
Permite cargar muchos comprobantes de una vez desde el archivo de "Mis Comprobantes" de AFIP o una planilla equivalente.
- Elegir la Razón Social primero La importación toma la razón social del filtro del listado. Seleccionala antes de importar o los comprobantes van a quedar mal asignados.
- Importar Menú Acciones → Importar comprobantes → elegir el archivo (
.xlsx,.xlso.csv) → importar. - Verificar Revisá el listado para confirmar que entraron. Los importados quedan en estado Pendiente y sin ítems (no impactan stock).
El archivo se lee desde la hoja 1, a partir de la fila 2, y se corta en la primera fila que tenga la columna A vacía. Estructura esperada:
| Columna | Dato |
|---|---|
| A | Fecha (dd/MM/aaaa o fecha de Excel) |
| B | Tipo de comprobante, formato código - descripción |
| C / D | Punto de venta / Número |
| H / I | CUIT / Nombre del proveedor |
| N | Neto 0 % |
| O / P | IVA 2,5 / Neto 2,5 |
| Q / R | IVA 5 / Neto 5 |
| S / T | IVA 10,5 / Neto 10,5 |
| U / V | IVA 21 / Neto 21 |
| W / X | IVA 27 / Neto 27 |
| Y / Z | No gravado / Exento |
| AB | Otros tributos |
| AC | Percepción IVA |
| AD | Total |
Si el CUIT no existe, el proveedor se crea automáticamente con los datos del archivo. Conviene revisar después la lista de proveedores y completar las fichas nuevas.
La importación no avisa nada: ni éxito ni errores de validación. Verificá el resultado mirando el listado.
Una fecha mal formateada corta el proceso con una pantalla de error del sistema (indicando la fila). Si eso pasa, corregí la fecha en el Excel y volvé a importar.
Nota: la opción del menú "Importar comprobantes de compra" que abre una pantalla propia no tiene función: la importación real es la del menú Acciones del listado.
3 · Órdenes de pago
Cancelar comprobantes de un proveedor, con uno o varios medios de pago.
Compras → Órdenes de Pago
Elegís un proveedor, el sistema te muestra sus facturas con saldo, decidís cuánto pagar de cada una, cargás con qué cajas lo pagás, y los dos totales tienen que dar exactamente igual para poder confirmar.
3.1 Listado y PDF
Filtros
Fecha desde y Fecha hasta (ambas arrancan en el día de hoy), Razón Social y Proveedor. Todos son opcionales. Botón Buscar.
Al entrar solo vas a ver las órdenes del día. Si buscás una vieja, ampliá el rango de fechas antes de presionar Buscar.
Columnas
ID, Razón Social, Fecha, Proveedor e Importe. Si no hay resultados dice "No hay órdenes de pago cargadas".
Trae las 50 más recientes que cumplen el filtro, ordenadas por fecha descendente. No hay paginación: si necesitás ver más, achicá el rango de fechas o filtrá por proveedor.
Imprimir el PDF
Hacé clic en cualquier parte de la fila y el PDF de la orden se abre en una pestaña nueva (el cursor cambia a mano y aparece el tooltip "Click para ver la Orden de Pago"). No hay botón de imprimir: la fila es el botón.
El PDF incluye el logo y los datos de la sucursal, el número y la fecha de emisión, el proveedor y su CUIT, el importe en letras, la tabla de formas de pago (con las columnas NRO CHEQUE y FECHA PAGO solo si hubo cheques), el detalle "EN CONCEPTO DE:" con las facturas canceladas, y el total.
El módulo no tiene envío de correo. Para mandársela al proveedor hay que abrir el PDF y adjuntarlo manualmente.
3.2 Crear una orden de pago
Botón Nueva Orden.
Encabezado
| Campo | Tipo | Detalle |
|---|---|---|
| Razón Social * | Desplegable | Tu empresa. Si se deja vacío, al confirmar puede dar un error del sistema. |
| Fecha | Calendario | Viene con hoy. Si se borra, usa hoy igual. |
| Proveedor * | Desplegable con buscador | Define qué comprobantes se van a ofrecer. |
| Notas | Texto libre | Opcional. |
La sucursal no se elige: la orden se registra con la sucursal de tu sesión.
Paso a paso
- Elegir Razón Social y Proveedor Confirmá o cambiá la fecha.
- Traer los comprobantes Botón Seleccionar Comprobantes. Se abre el modal con las últimas 30 facturas del proveedor que tengan saldo pendiente, ordenadas de la más nueva a la más vieja. Columnas: Fecha, Comprobante, Total, Saldo.
- Seleccionar Tildá las facturas a cancelar y presioná Agregar seleccionados. Pasan a la grilla principal con la columna A Pagar ya cargada con el saldo completo de cada una.
- Imputar los importes Si querés hacer un pago parcial, editá la columna A Pagar de esa fila. Si te pasás del saldo, el sistema lo corrige solo al saldo y te avisa. El botón ✖ quita una fila. Abajo se actualiza el Total.
- Cargar los medios de pago Elegí la Caja, escribí el Importe y opcionalmente una Referencia. Presioná Agregar. La fila aparece en la grilla Movimientos. Repetí tantas veces como medios de pago uses (ver 3.3).
- Cuadrar El total de A Pagar debe ser exactamente igual al total de Movimientos. Si no, al confirmar el sistema te dice la diferencia y no deja seguir.
- Confirmar Botón Confirmar. Aviso: "Órdenes de pago generadas correctamente." La pantalla se limpia y queda lista para otra orden.
La pantalla se limpia y se queda ahí: no redirige al listado ni ofrece imprimir. Para ver o imprimir la orden que acabás de generar, andá a Compras → Órdenes de Pago y hacé clic en la fila.
El módulo no tiene anulación, eliminación ni edición. Una orden confirmada es definitiva. Revisá bien antes de presionar Confirmar. Si hay un error, la corrección requiere intervención de sistemas sobre la base de datos.
Notas de crédito
Las notas de crédito del proveedor aparecen en el modal en negativo y se imputan igual que una factura: restan del total a pagar. Podés seleccionar una factura y una NC juntas para pagar solo la diferencia.
Si el total a pagar da exactamente 0 (la NC cubre toda la factura), el sistema permite confirmar sin cargar ningún movimiento de caja. Es la forma correcta de compensar sin mover plata.
El módulo no filtra por estado: un comprobante sin confirmar también aparece en la lista de pagables. Si tu circuito exige confirmar antes de pagar, es un control que tenés que hacer vos.
3.3 Medios de pago, cajas y cheques
Los medios de pago se llaman Cajas y cada empresa define su propia lista (efectivo, cheque, transferencia, banco X…). Solo se ofrecen las cajas activas.
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Caja * | De dónde sale la plata. |
| Importe * | Debe ser mayor a 0. Solo acepta dígitos y coma: 1.234,56. |
| Referencia | Opcional. Nº de transferencia, observación, etc. |
| Fecha Cheque | Solo aparece si la caja es de tipo cheque. Obligatoria en ese caso. |
| Nro Cheque | Solo aparece si la caja es de tipo cheque. Obligatorio y solo números. |
La grilla Movimientos muestra Fecha, Usuario, Referencia, Caja e Importe, con su total al pie y un botón ✖ por fila para eliminar.
Podés cargar todos los movimientos que quieras: parte en efectivo, parte en cheque, parte por transferencia. Agregalos de a uno; después de cada Agregar los campos se limpian solos para el siguiente.
El sistema no avisa en estos tres casos: si no elegiste Caja, si el Importe es 0 o está mal escrito, o si el importe tiene un formato que no entiende. Simplemente no agrega la fila. Si presionás Agregar y no aparece nada en Movimientos, revisá esos tres campos.
3.4 Retenciones (ganancias, IVA, IIBB, SUSS)
No hay cálculo automático de retenciones en las órdenes de pago. Los datos que existen son informativos y viven en otro lado: en la ficha del proveedor (Retención IB, Inscripto en Ganancias, vencimiento del certificado de no retención) y en las percepciones de la factura de compra.
Cómo se resuelve en la práctica: se crea una Caja específica para cada tipo de retención (por ejemplo "Retención Ganancias") y se carga el importe retenido como un movimiento más de esa caja. Así el total cuadra y queda registrado con qué se canceló cada parte.
4 · Órdenes de pago múltiples
Pagar de una sola vez facturas de varios proveedores agrupados por concepto de compra.
Compras → Órdenes de Pago multiple
Para el pago masivo: cuando tenés que cancelar muchas facturas de distintos proveedores con un mismo medio de pago, sin cargar una orden a la vez. El caso típico es la corrida de pagos de la semana.
El sistema genera una orden de pago por CADA COMPROBANTE, no una por proveedor ni una por la operación completa. Si seleccionás 8 facturas, salen 8 órdenes de pago distintas y 8 PDFs separados. No existe una impresión consolidada de la corrida.
4.1 Diferencias con la orden de pago simple
| Aspecto | OP simple | OP múltiple |
|---|---|---|
| Cómo se buscan las facturas | Eligiendo un Proveedor | Eligiendo un Concepto de compra |
| Proveedores | Uno solo | Varios, mezclados |
| Órdenes que genera | Una | Una por comprobante |
| Proveedor y Razón Social | Los elige el usuario | Se toman de cada comprobante |
| Pagos parciales | Sí, columna "A Pagar" editable | No: siempre paga el saldo completo |
| Medios de pago | Varios (grilla de Movimientos) | Uno solo para toda la operación |
| Notas de crédito | Se pueden imputar | No aparecen: quedan excluidas |
| Campo Notas | Sí | No (solo Referencia) |
| Facturas que lista | Las últimas 30 del proveedor | Todas las del concepto |
| Listado y PDF propios | Sí | No: se consultan desde OP simple |
· Si necesitás hacer un pago parcial de alguna factura.
· Si tenés que imputar una nota de crédito.
· Si el pago se hace con más de un medio (efectivo + cheque, por ejemplo).
En cualquiera de esos casos, usá Órdenes de pago simples.
4.2 Paso a paso
- Entrar Compras → Órdenes de Pago multiple. Confirmá o cambiá la Fecha (viene con hoy). Es la fecha de todas las órdenes que se generen.
- Elegir el Concepto de compra Es lo que determina qué proveedores entran en la corrida: se ofrecen las facturas de todos los proveedores que tengan ese concepto asignado en su ficha.
- Traer las facturas Botón Seleccionar Comprobantes → se abre el modal Seleccionar ítems con las facturas impagas. Columnas: Fecha, Comprobante, Total, Saldo. No hay columna Proveedor: el nombre del proveedor va al principio de la columna Comprobante, con el formato
Proveedor - Tipo Nro. - Seleccionar Tildá las que vas a pagar y presioná Agregar seleccionados. Se pueden repetir los pasos 2 y 3 cambiando el concepto para sumar facturas de otros grupos a la misma corrida.
- Revisar Controlá la grilla y el Total del pie. El botón ✖ quita lo que no corresponda. Un comprobante ya agregado no se duplica si lo volvés a tildar.
- Elegir la Caja Es el único medio de pago de toda la operación. Si es una caja de cheque, completá Fecha Cheque y Nro Cheque — el mismo número se replica en todas las órdenes generadas. Opcionalmente cargá una Referencia.
- Confirmar Aviso: "Órdenes de pago generadas correctamente." La pantalla se limpia sola.
- Consultar e imprimir Andá a Compras → Órdenes de Pago, filtrá por la fecha de hoy y hacé clic en cada fila para su PDF.
Un clic en Confirmar genera N órdenes definitivas sin preguntar nada, y ninguna se puede anular después. Revisá dos veces la grilla y la caja antes de presionarlo.
En este módulo, a diferencia del simple, hay dos fallas conocidas en la validación de cheques:
· El sistema deja confirmar un pago con cheque sin cargar la Fecha Cheque,
aunque el mensaje diga que la pide.
· Si el número de cheque no es válido, muestra "Cheque inválido" pero
guarda igual, con número 0.
Completá y verificá los datos del cheque a mano antes de confirmar.
Si presionás Seleccionar Comprobantes sin concepto, vas a ver el aviso "Selecciona un concepto" y además un modal en blanco. No es un error: cerrá el modal, elegí el concepto y volvé a intentar.
Mensajes del sistema
Qué significa cada aviso y qué hacer.
Proveedores
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Revisá los campos marcados. | Faltan obligatorios en el alta. Los campos en falta quedan con borde rojo. |
| País y provincia son obligatorios. | Completá la ubicación. |
| El CVU debe tener exactamente 22 dígitos | Corregí el CBU. En el alta este aviso no bloquea el guardado; en la edición sí. |
| El correo no tiene un formato válido. | Revisá la dirección. |
| Ese correo ya estaba cargado. | Ya existe en la lista del proveedor. |
| Ingrese al menos 3 caracteres. | Buscando artículos con menos de 3 letras. |
| Debe seleccionar o crear una fecha de vigencia para los costos. | Volvé al paso de mapeo y definí la vigencia. |
Comprobantes
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Debe seleccionar una Razón Social | Los obligatorios se validan de a uno, en este orden. Completá el que te pide y volvé a guardar. |
| Debe seleccionar un Proveedor | |
| Debe seleccionar la fecha | |
| Debe seleccionar el tipo de comprobante | |
| Debe ingresar el número de factura | |
| Fecha inválida en fila {n}: '…' | Error de importación. Corregí esa fila del Excel y reimportá. |
Órdenes de pago
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Debe agregar al menos un comprobante antes de cargar una caja. | Primero seleccioná las facturas, después el medio de pago. |
| El importe a pagar no puede superar el saldo. | El sistema ya lo corrigió al saldo. Solo confirmá que es lo que querías. |
| Debe agregar al menos un comprobante. | Confirmaste con la grilla vacía. |
| Debe agregar al menos una caja. | Hay importe a pagar pero ningún movimiento. |
| El saldo final debe ser 0. Diferencia actual: {n} | Los totales no cuadran. Ajustá "A Pagar" o los movimientos hasta que coincidan. |
| Debe ingresar un número de cheque válido | La caja es de cheque: cargá el número. |
| Debe seleccionar la fecha de pago del cheque | La caja es de cheque: cargá la fecha. |
| Selecciona un concepto (OP múltiple) | Cerrá el modal vacío, elegí el concepto y reintentá. |
| No se encontro la orden de pago solicitada. | El PDF se pidió con un ID inexistente. Volvé al listado. |
| Órdenes de pago generadas correctamente. | Listo. Para el PDF, andá al listado y clic en la fila. |
Preguntas frecuentes
Cargué un proveedor y no aparece en la lista.
El interruptor Activo quedó apagado (viene así por defecto). Encendé Mostrar inactivos, presioná Buscar, abrí la ficha y activalo.
¿Cuándo entra la mercadería al stock?
Al confirmar el comprobante de compra que tiene ítems cargados. Mientras el comprobante esté pendiente, el inventario no se toca.
Confirmé un comprobante por error. ¿Cómo lo revierto?
Desde la aplicación, no se puede: no existe "desconfirmar" ni eliminar. La corrección es contable (nota de crédito) o requiere que sistemas intervenga la base de datos.
El buscador de comprobantes no encuentra por proveedor.
Es correcto: el buscador de texto solo busca por número de comprobante. Para filtrar por proveedor usá el selector Proveedor del panel de filtros.
¿Por qué esta factura no aparece para pagar?
Tres motivos posibles: ya está totalmente cancelada (las saldadas desaparecen); quedó fuera de las últimas 30 que muestra el modal; o es una nota de crédito y estás en OP múltiple, que las excluye.
¿Cómo hago un pago parcial?
Solo con órdenes de pago simples: editá la columna A Pagar. La OP múltiple siempre paga el saldo completo.
¿Cómo pago una factura con efectivo y cheque a la vez?
Con OP simple: agregá dos movimientos en la grilla, uno por cada caja. La suma tiene que dar igual al total a pagar.
¿Cómo compenso una factura contra una nota de crédito?
Con OP simple: seleccioná las dos. La NC entra en negativo. Si el total da 0, confirmá sin cargar ningún movimiento de caja.
¿Dónde cargo las retenciones?
Como un movimiento contra una caja creada para eso (por ejemplo "Retención Ganancias"). El sistema no las calcula.
Presiono "Agregar" en la orden de pago y no pasa nada.
Falta la Caja o el Importe es 0 / está mal escrito. En esos casos el sistema no muestra ningún aviso.
Generé una OP múltiple. ¿Dónde está mi orden?
En Compras → Órdenes de Pago, filtrando por la fecha. Y no es una: hay una orden por cada factura que seleccionaste.
Un proveedor no me aparece en OP múltiple.
No tiene Concepto de compra asignado en su ficha, o tiene uno distinto al que elegiste. Se carga en la solapa Datos contables del proveedor.
¿Puedo anular una orden de pago?
No. Ninguno de los dos módulos tiene anulación, edición ni eliminación. Una orden confirmada es definitiva. Por eso conviene revisar bien antes de confirmar.